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Hier erhalten Sie regelmäßig Neuigkeiten zu grundlegenden und aktuellen Sachverhalten, sowie einen tieferen Einblick in unsere Arbeit, gruppiert nach folgenden Themen:
Rechnungswesen / Buchhaltung
Controlling / Finanzwesen
Vertriebswesen
Digitale Buchhaltung mit DATEV Unternehmen Online - 04-2026
Einrichtung, Arbeitsweise und Vorteile im Überblick
Die digitale Buchhaltung hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Systeme wie DATEV Unternehmen Online ermöglichen es Unternehmen, Belege digital zu erfassen, Zahlungen vorzubereiten und die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung effizient zu gestalten.
Trotz der technischen Möglichkeiten zeigt sich in der Praxis, dass viele Unternehmen das Potenzial nicht vollständig nutzen. Häufig liegt das nicht an der Software selbst, sondern an der Einrichtung und den Abläufen im Unternehmen.
Was ist DATEV Unternehmen Online?
DATEV Unternehmen Online ist eine cloudbasierte Lösung zur digitalen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Buchhaltung (Steuerberatung). Belege werden zentral erfasst, revisionssicher archiviert und stehen jederzeit für Auswertungen und Buchungen zur Verfügung.
Typische Funktionen sind die digitale Belegerfassung, die Verknüpfung mit Bankkonten, die Vorbereitung von Zahlungen sowie der Zugriff auf aktuelle Auswertungen.
Ziel ist es, die Buchhaltung zeitnah, transparent und ortsunabhängig zu gestalten.
Einrichtung und Voraussetzungen
Die Einrichtung von DATEV Unternehmen Online umfasst mehr als die reine technische Freischaltung. Entscheidend ist, dass die Struktur im System zur tatsächlichen Arbeitsweise im Unternehmen passt.
Dazu gehören unter anderem:
- Abstimmung der Stammdaten zwischen Datev Unternehmen Online und Datev Rechnungswesen
- klare Zuordnung von Bankkonten und Zahlungswegen
- Definition von Belegarten und Ablagestrukturen
- Festlegung von Zugriffsrechten und Verantwortlichkeiten
Fehler in dieser Phase führen später zu unnötigen Rückfragen, falschen Buchungsvorschlägen oder unvollständigen Auswertungen.
Wie wird mit DATEV Unternehmen Online gearbeitet?
Im Alltag beginnt die digitale Buchhaltung mit dem Belegeingang. Eingangsrechnungen können per E-Mail, Upload oder Schnittstelle in das System übernommen werden. Ausgangsrechnungen können ebenfalls digital bereitgestellt werden.
Die Belege werden strukturiert abgelegt und mit relevanten Informationen versehen. Auf dieser Grundlage werden Buchungen, Zahlungsvorschläge und Auswertungen erstellt. Zum Großteil werden die Belege vollautomatisch erkannt, sodass die Bearbeitungszeit für Belegerfassung und Kontierung erheblich reduziert wird.
Ein wichtiger Bestandteil ist die Verknüpfung mit Bankdaten. Zahlungen können vorbereitet und mit Belegen verknüpft werden, sodass ein durchgängiger Überblick über offene und bezahlte Vorgänge entsteht.
Gearbeitet wird online im Browser und somit kann das Programm Zeit- und Ortsunabhängig genutzt werden.
Externes Arbeiten mit DATEV Unternehmen Online
Ein großer Vorteil liegt in der Möglichkeit die Buchhaltung vollständig extern abzubilden. Unternehmen behalten den Zugriff auf alle Belege und Auswertungen, während die laufende Buchhaltung durch einen externen Dienstleister erfolgt.
Dadurch entsteht eine klare Arbeitsteilung:
- Das Unternehmen stellt Belege bereit und gibt Zahlungen frei
- Der Dienstleister übernimmt Verbuchung, Auswertungen und Abstimmungen
Diese Form der Zusammenarbeit ermöglicht eine hohe Transparenz bei gleichzeitig geringerem internen Aufwand.
Unsere Empfehlung
Die Einführung von DATEV Unternehmen Online sollte nicht nur technisch erfolgen, sondern als Teil der gesamten Buchhaltungsorganisation betrachtet werden.
Eine strukturierte Einrichtung, abgestimmte Stammdaten und klare Prozesse sind die Grundlage für eine funktionierende digitale Zusammenarbeit.
Wir unterstützen Unternehmen bei der Einrichtung, der Strukturierung und der Schulung der Mitarbeitenden, damit die digitale Buchhaltung im Alltag zuverlässig funktioniert.
Wie wichtig Angebotsnachverfolgung im Vertrieb ist - 03-2026
Warum viele Aufträge verloren gehen, weil sie nicht aktiv nachverfolgt werden
Ein Großteil der Vertriebsarbeit findet nicht beim Erstkontakt statt, sondern danach. Angebote werden erstellt, versendet und im besten Fall noch einmal kurz angesprochen. Was danach passiert, bleibt jedoch in vielen Unternehmen unklar.
Dabei entscheidet genau dieser Abschnitt darüber, ob aus einer Anfrage tatsächlich Umsatz entsteht.
In der Praxis zeigt sich häufig, dass Angebote zwar geschrieben, aber nicht systematisch nachverfolgt werden. Kunden vergleichen, verschieben Entscheidungen oder verlieren das Thema aus dem Blick. Ohne aktive Nachverfolgung entstehen daraus keine Absagen, sondern stille Verluste.
Diese bleiben oft unbemerkt, weil sie in keiner Auswertung sichtbar sind.
Der Vertrieb wird dadurch ungenau steuerbar. Es ist nicht nachvollziehbar, wie viele Angebote tatsächlich zum Auftrag führen, welche Kunden abspringen und an welcher Stelle im Prozess Entscheidungen verloren gehen.
Eine strukturierte Angebotsnachverfolgung schafft hier Transparenz. Voraussetzung ist zunächst eine vollständige Erfassung aller Angebote. Erst wenn klar ist, welche offenen Vorgänge existieren, lässt sich der Vertriebsprozess überhaupt bewerten.
Darauf aufbauend können einfache Mechanismen etabliert werden, etwa feste Zeitpunkte für Nachfassaktionen oder klare Zuständigkeiten. Ziel ist nicht zusätzlicher Aufwand, sondern eine bewusste Steuerung bestehender Chancen.
Unternehmen, die ihre Angebotsphase aktiv begleiten, erhöhen nicht nur ihre Abschlussquote. Sie gewinnen auch ein besseres Verständnis für ihr eigenes Geschäft, für Entscheidungszyklen und für das Verhalten ihrer Kunden.
Der Vertrieb wird dadurch planbarer und weniger abhängig vom Zufall einzelner Aufträge.
Fazit
Nicht fehlende Nachfrage ist das Problem, sondern fehlende Nachverfolgung.
Wer seine Angebotsphase strukturiert organisiert, nutzt vorhandenes Potenzial deutlich besser und macht den Vertrieb insgesamt steuerbarer.
Unsere Empfehlung
Gerade das aktive Nachtelefonieren wird im Alltag häufig vernachlässigt, obwohl hier ein großer Hebel liegt. Diese Aufgabe kann ausgelagert werden (z.B: an NUMBUS), um interne Ressourcen zu entlasten und gleichzeitig die Abschlussquote zu erhöhen.
Zusätzlich unterstützt der Einsatz eines CRM-Systems dabei, den Überblick über Angebote, Kontakte und nächste Schritte zu behalten. Auch einfache und kostenlose Lösungen wie CentralStationCRM bieten hierfür bereits eine gute Grundlage. Wichtig ist weniger die eingesetzte Software, sondern die konsequente Nutzung im Alltag.
Was kostet Recruiting? - Personal 02-2026
Warum unbesetzte Stellen ein stiller Kostenfaktor sind.
Viele Unternehmen betrachten Recruiting vor allem als organisatorische Aufgabe. Tatsächlich ist jede unbesetzte Stelle jedoch ein betriebswirtschaftliches Problem – mit direkten und indirekten Kosten.
Diese Kosten bleiben oft unsichtbar, wirken sich aber deutlich auf Produktivität, Umsatz und Teamzufriedenheit aus.
Direkte Kosten durch unbesetzte Stellen
Bleibt eine Position vakant, entstehen Kosten unter anderem durch:
- Überstunden bei bestehenden Mitarbeitern
- Externe Unterstützung oder Zeitarbeit
- Verzögerungen in Projekten oder Aufträgen
- Zusätzlicher Abstimmungs- und Koordinationsaufwand
Diese Kosten tauchen selten separat in der Buchhaltung auf, sind aber real.
Indirekte Kosten werden häufig unterschätzt
Noch gravierender sind die indirekten Effekte:
- sinkende Qualität durch Überlastung
- längere Reaktionszeiten für Kunden
- höhere Fehlerquote
- steigende Unzufriedenheit im Team
Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto größer wird der wirtschaftliche Schaden.
Recruiting ist ein Prozess
In vielen Unternehmen fehlt ein klarer Recruiting-Prozess und damit gibt es:
- unklare Anforderungen
- lange Entscheidungswege
- keine systematische Bewerbernachverfolgung
- fehlende Kennzahlen (Time-to-Hire, Kosten pro Einstellung)
Das Ergebnis: Stellen bleiben länger offen als nötig.
Fazit
Unbesetzte Stellen sind kein Randthema, sondern ein messbarer Kostenfaktor.
Wer Recruiting als kaufmännischen Prozess versteht, kann Kosten senken, Abläufe stabilisieren und schneller handlungsfähig bleiben.
Eine externe kaufmännische Unterstützung kann sinnvoll sein und folgende Aufgaben übernehmen:
- Strukturierung des Bewerbungsprozesses
- Pflege und Auswertung von Bewerberdaten
- Koordination von Terminen und Rückmeldungen
- Überbrückung kaufmännischer Aufgaben bei Personalmangel
So bleiben Prozesse stabil, auch wenn Personal fehlt.
Budgetplanung und Zieldefinition - Controlling 01-2026
Budgetplanung ist die Grundlage für steuerbares Wachstum.
Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres werden die wirtschaftlichen Weichen gestellt. Umsatzziele, Kostenbudgets und Investitionsvorhaben bilden die Grundlage für alle unternehmerischen Entscheidungen der kommenden Monate. Eine strukturierte Budgetplanung ist daher ein zentrales Element des Controllings.
Ziel der Budgetplanung ist es, realistische Erwartungen an Umsatz, Kosten und Ergebnis zu formulieren und diese in einen nachvollziehbaren Rahmen zu bringen. Dabei geht es nicht um starre Zahlen, sondern um eine belastbare Orientierung für operative und strategische Entscheidungen.
Herausforderungen entstehen, wenn Budgets rein fortgeschrieben werden oder auf pauschalen Annahmen beruhen. Veränderungen am Markt, Personalstruktur oder Kostenentwicklung bleiben dann unberücksichtigt. In der Folge verlieren Budgets schnell an Aussagekraft und werden im laufenden Jahr kaum genutzt.
Eine gute Budgetplanung verbindet historische Daten aus der Buchhaltung mit Annahmen für das kommende Jahr. Geplante Investitionen, erwartete Kostensteigerungen oder Veränderungen im Personalbestand sollten bewusst berücksichtigt werden. Nur so lassen sich realistische Ziele definieren und später sinnvoll überwachen.
Im Zusammenspiel mit regelmäßigen Plan-Ist Vergleichen wird die Budgetplanung zu einem aktiven Steuerungsinstrument. Abweichungen können früh erkannt, Maßnahmen abgeleitet und Prioritäten angepasst werden. Gerade zum Jahresanfang schafft ein sauber aufgesetztes Budget Orientierung und Entscheidungssicherheit.
Vorbereitungen zum Jahresabschluss - Buchhaltung 12-2025
Jahresabschluss vorbereiten – worauf Unternehmen rechtzeitig achten sollten
Der Jahresabschluss markiert den formalen Abschluss eines Geschäftsjahres. Auch wenn die Erstellung in der Regel durch Steuerberater erfolgt, liegt ein Großteil der Vorarbeit im Unternehmen, oder dem externen Buchhalter selbst. Je besser die laufende Buchhaltung organisiert ist, desto reibungsloser, schneller und kosteneffizienter lässt sich der Jahresabschluss erstellen.
Zu den wichtigsten vorbereitenden Aufgaben gehört die vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Offene Belege, ungeklärte Buchungen oder fehlende Unterlagen führen zu Rückfragen, Verzögerungen und zusätzlichem Aufwand. Besonders relevant sind zum Jahresende offene Forderungen und Verbindlichkeiten, Abgrenzungen, Abschreibungen, erhaltene und geleistete Anzahlungen sowie die Prüfung aller Sachkonten auf plausibilität.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Abstimmung von Bankkonten, Kasse, Debitoren und Kreditoren. Auch das Anlagevermögen spielt eine zentrale Rolle. Zugänge, Abgänge und Abschreibungen müssen korrekt dokumentiert sein, damit die Vermögenslage realistisch abgebildet wird.
Unternehmen profitieren davon, bereits während des Jahres klare Strukturen zu schaffen. Eine saubere Belegerfassung, regelmäßige Abstimmungen und aktuelle Auswertungen reduzieren den Aufwand zum Jahresende erheblich. So kann es sich zum Beispiel lohnen, jeden Monatsabschluss vergleichbar aufzubauen. Der Jahresabschluss wird dadurch planbarer und liefert verlässliche Informationen für die weitere Unternehmenssteuerung.
Aktive und passive Mitarbeitergewinnung - Personal 11-2025
Mitarbeitergewinnung und Recruiting – welche Möglichkeiten Unternehmen heute haben
Die Gewinnung geeigneter Mitarbeitender gehört für viele Unternehmen zu den größten Herausforderungen. Während früher eine klassische Stellenanzeige oft ausreichte, stehen Unternehmen heute vor einem deutlich komplexeren Arbeitsmarkt. Umso wichtiger ist es, die verschiedenen Wege der Mitarbeitergewinnung zu kennen und gezielt einzusetzen.
Grundsätzlich lassen sich Recruiting Maßnahmen in aktive und passive Ansätze unterscheiden. Zu den klassischen passiven Methoden zählen Stellenanzeigen auf Online Jobbörsen, der eigene Internetauftritt oder Aushänge. Diese Varianten eignen sich vor allem dann, wenn aktiv suchende Bewerbende angesprochen werden sollen. Voraussetzung ist jedoch eine klare Darstellung der Stelle, der Anforderungen und der Rahmenbedingungen.
Ergänzend gewinnen direkte und aktive Recruiting Maßnahmen zunehmend an Bedeutung. Dazu zählen die gezielte Ansprache potenzieller Kandidaten über berufliche Netzwerke, Datenbanken, Empfehlungen aus dem bestehenden Team und Kooperationen mit Schulen, Hochschulen und Bildungsträgern. Diese Wege erfordern mehr Aufwand, ermöglichen aber eine passgenauere Auswahl.
Auch interne Strukturen spielen eine wichtige Rolle. Ein klar definierter Bewerbungsprozess, schnelle Rückmeldungen und ein professionelles Auftreten wirken sich unmittelbar auf die Wahrnehmung als Arbeitgeber aus. Fehlende Abläufe oder lange Reaktionszeiten führen dagegen dazu, dass geeignete Kandidaten abspringen.
Unternehmen profitieren davon, Recruiting nicht als Einzelmaßnahme, sondern als fortlaufenden Prozess zu verstehen. Wer verschiedene Kanäle kombiniert, Prozesse klar definiert und regelmäßig überprüft, verbessert langfristig seine Chancen, qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen.
Aktive und passive Neukundenakquise - Vertrieb 10-2025
Neukundenakquise – welche Wege Unternehmen nutzen können
Neukundenakquise ist ein zentraler Bestandteil des Vertriebs und eine wichtige Voraussetzung für nachhaltiges Wachstum. Dennoch besteht häufig Unsicherheit darüber, welche Maßnahmen sinnvoll sind und wie sie strukturiert eingesetzt werden können. In der Praxis existieren verschiedene Ansätze, die sich je nach Branche, Zielgruppe und Unternehmensgröße unterscheiden.
Grundsätzlich lässt sich zwischen aktiver und passiver Neukundenakquise unterscheiden. Aktive Maßnahmen umfassen beispielsweise telefonische Ansprache, persönliche Netzwerkarbeit, Empfehlungen oder die gezielte Kontaktaufnahme über berufliche Plattformen. Diese Formen der Akquise sind direkt, erfordern jedoch klare Prozesse, Vorbereitung und eine strukturierte Nachverfolgung.
Passive Akquise setzt darauf, von potenziellen Kunden gefunden zu werden. Dazu gehören eine professionelle Website, Suchmaschinenoptimierung, Social Media Präsenz oder gezielte Inhalte, die Vertrauen aufbauen und Kompetenz vermitteln. Diese Maßnahmen wirken meist langfristig und unterstützen den Vertrieb indirekt.
In vielen Unternehmen entstehen Probleme an der Schnittstelle zwischen Akquise und Organisation. Anfragen werden telefonisch entgegengenommen, nicht dokumentiert oder im Tagesgeschäft vergessen. Besonders in handwerklichen Betrieben gehen so wertvolle Kontakte verloren, ohne dass dies bewusst wahrgenommen wird.
Eine strukturierte Erfassung aller Anfragen, unabhängig vom Eingangskanal, ist daher entscheidend. CRM Systeme oder einfache zentrale Übersichten helfen dabei, Kontakte zu dokumentieren, Anfragen zu priorisieren und Folgeschritte festzulegen. Erst durch diese Struktur wird Neukundenakquise planbar, messbar und steuerbar.
Der Plan-Ist Vergleich - Controlling 09-2025
Plan-Ist Vergleich – warum Abweichungen früh erkannt werden sollten
Ein zentrales Instrument des Controllings ist der Plan-Ist Vergleich. Er stellt geplante Werte den tatsächlich erreichten Ergebnissen gegenüber und zeigt Abweichungen transparent auf. Viele Unternehmen erstellen zwar Budgets oder Forecasts, nutzen diese jedoch nicht systematisch zur Steuerung.
Der Nutzen liegt in der frühzeitigen Erkennung von Entwicklungen. Steigende Kosten, sinkende Margen oder verzögerte Zahlungseingänge werden sichtbar, bevor sie zu ernsthaften Problemen führen. Voraussetzung dafür sind realistische Planwerte und regelmäßig aktualisierte Ist-Daten aus der Buchhaltung.
Häufige Ursachen für fehlende Transparenz sind unklare Planungsannahmen oder unvollständige Daten. Ohne saubere Buchhaltung und klare Kostenstrukturen verliert der Plan-Ist Vergleich an Aussagekraft. Deshalb ist die enge Verzahnung von Buchhaltung und Controlling entscheidend.
Ein strukturierter Plan-Ist Vergleich unterstützt Unternehmen dabei, Maßnahmen rechtzeitig einzuleiten, Prioritäten anzupassen und Entscheidungen fundierter zu treffen. Er ist somit ein wichtiges Frühwarnsystem.
Angebotsmanagement im Vertrieb - 08-2025
Warum CRM Systeme und strukturierte Erfassung über Erfolg oder Misserfolg entscheiden
Angebotsmanagement ist ein zentraler Bestandteil des Vertriebsprozesses. Dennoch werden Anfragen in vielen Unternehmen nicht systematisch erfasst oder nachverfolgt. Besonders in kleinen Betrieben werden Anfragen häufig telefonisch angenommen, nebenbei notiert oder gar nicht dokumentiert. Wertvolle Verkaufschancen gehen so verloren, ohne dass dies bewusst wahrgenommen wird.
Ein strukturiertes Angebotsmanagement beginnt mit der vollständigen Erfassung aller Anfragen, unabhängig davon, ob sie per Telefon, E Mail oder persönlich eingehen. Ein CRM System unterstützt dabei, Kontakte zentral zu speichern, Anfragen zu qualifizieren und den Bearbeitungsstatus transparent zu machen. Dadurch entsteht erstmals ein Überblick darüber, wie viele Anfragen tatsächlich eingehen und wie sie sich zu Aufträgen entwickeln.
Ohne ein System fehlt diese Transparenz. Angebote werden erstellt, aber nicht nachverfolgt. Rückmeldungen bleiben aus, Nachfassaktionen erfolgen zu spät oder gar nicht. Besonders in Branchen mit hoher Auslastung entstehen so Umsatzverluste, obwohl ausreichend Nachfrage vorhanden wäre.
Ein gut eingeführtes CRM sorgt dafür, dass Anfragen nicht verloren gehen, Wiedervorlagen eingehalten werden und der Vertrieb planbar wird. Gleichzeitig liefert es wertvolle Daten für Auswertungen, etwa zur Abschlussquote, Bearbeitungsdauer oder Auslastung. Damit wird der Vertrieb nicht nur effizienter, sondern auch steuerbar.
Prozesse im Personalwesen - 07-2025
Warum funktionierende HR Prozesse ein betriebswirtschaftlicher Erfolgsfaktor sind
Personalwesen wird häufig als rein administrative Funktion wahrgenommen. Tatsächlich handelt es sich um einen zentralen betriebswirtschaftlichen Bereich, der direkten Einfluss auf Produktivität, Kostenstruktur und Unternehmensentwicklung hat. Mitarbeitende stellen einen der größten Kostenblöcke dar, gleichzeitig aber auch einen der wichtigsten Werttreiber.
Der Mitarbeitenden Lebenszyklus beginnt mit der Rekrutierung und endet mit dem Austritt. Jeder Abschnitt verursacht Kosten, bindet Ressourcen und beeinflusst die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Unstrukturierte Prozesse führen dazu, dass Einarbeitungszeiten länger dauern, Fehlzeiten steigen oder Know how verloren geht.
Ein betriebswirtschaftlich organisiertes Personalwesen betrachtet HR Prozesse nicht isoliert, sondern als Teil der Unternehmenssteuerung. Klare Abläufe bei Einstellungen reduzieren Fehlbesetzungen. Sauberes Onboarding verkürzt die Zeit bis zur vollen Produktivität. Transparente Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung ermöglichen verlässliche Kapazitätsplanung. Strukturierte Dokumentation minimiert rechtliche Risiken und Nacharbeiten.
Unternehmen, die ihre HR Prozesse standardisieren und digital unterstützen, senken langfristig Kosten, erhöhen die Planungssicherheit und verbessern die Bindung von Mitarbeitenden. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden Personalkosten gewinnt dieser Aspekt zunehmend an strategischer Bedeutung.
Kennzahlen als Steuerungsinstrument - Controlling 06-2025
Woher Kennzahlen kommen und warum Buchhaltung nicht gleich Controlling ist
Kennzahlen sind ein zentrales Werkzeug der Unternehmenssteuerung. Dennoch ist vielen Unternehmen nicht klar, woher diese Zahlen eigentlich stammen und wie sie richtig interpretiert werden. Häufig werden Begriffe wie Bilanz, Gewinn und Kennzahl gleichgesetzt, obwohl sie unterschiedliche Zwecke erfüllen.
Die Grundlage fast aller Kennzahlen ist die Finanzbuchhaltung. Sie liefert Rohdaten wie Umsätze, Kosten, Forderungen, Verbindlichkeiten und Bestände. Diese Daten spiegeln jedoch zunächst nur die buchhalterische Sicht wieder. Die Bilanz nach HGB zeigt Vermögen und Schulden zu einem Stichtag, ist jedoch stark von gesetzlichen Vorgaben geprägt und nur eingeschränkt für betriebswirtschaftliche Analysen geeignet.
Hier kommt die Strukturbilanz ins Spiel. Sie bereitet die Bilanzdaten so auf, dass wirtschaftliche Zusammenhänge sichtbar werden. Kurzfristige und langfristige Positionen werden getrennt, stille Reserven berücksichtigt und Liquiditätszusammenhänge besser erkennbar. Erst auf dieser Basis lassen sich Kennzahlen wie Liquiditätsgrade, Eigenkapitalquote oder Working Capital sinnvoll ableiten.
Controlling übernimmt die Aufgabe, diese Zahlen zu verdichten, zu vergleichen und in einen Entscheidungszusammenhang zu bringen. Kennzahlen entstehen also nicht automatisch, sondern durch gezielte Aufbereitung, Strukturierung und Interpretation der Buchhaltungsdaten. Ohne saubere Buchhaltung fehlen dem Controlling belastbare Grundlagen.
Ein gut funktionierendes Controlling macht aus Zahlen Informationen und aus Informationen Entscheidungen. Es hilft Unternehmen, Entwicklungen zu verstehen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen gezielt abzuleiten.
Digitale Buchhaltung und Belegerfassung - 05-2025
Alles beginnt mit der strukturierten Belegerfassung.
Mit dem Belegeingang und der Belegerfassung beginnt der Prozess der laufenden Buchhaltung. Dieser Prozess entscheidet darüber, wie aktuell, wie vollständig und wie aussagekräftig finanzielle Informationen im Unternehmen verfügbar sind. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist die Belegerfassung häufig historisch gewachsen und nicht konsequent digital organisiert, obwohl Belege per Post heute eher die Ausnahme sein sollten.
Digitale Buchhaltung bedeutet dabei weit mehr, als Belege lediglich elektronisch zu erfassen. Moderne Softwarelösungen wie DATEV Unternehmen online, sevDesk, lexoffice oder Agenda ermöglichen eine zentrale und revisionssichere Ablage von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenbelegen. Die erfassten Unterlagen werden strukturiert verarbeitet, möglichst automatisiert den richtigen Buchungskonten zugeordnet und stehen Steuerberatung, Controlling und Geschäftsführung jederzeit aktuell zur Verfügung.
Die Automatisierung wird zunehmend durch KI-gestützte Verfahren erweitert. Systeme wie DATEV Unternehmen online greifen nicht mehr ausschließlich auf den zuletzt verwendeten Buchungsvorschlag zurück, sondern analysieren Rechnungsinhalte eigenständig. So kann beispielsweise unterschieden werden, ob es sich um Waren oder Rohstoffe handelt. Dadurch verbessert sich die Qualität der Buchungsvorschläge und der manuelle Aufwand reduziert sich weiter.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die zunehmende Bedeutung elektronischer Rechnungsformate wie der XRechnung. Ihr Vorteil liegt in der bereits strukturierten Datenübertragung. Alle relevanten Informationen sind im Datensatz der Rechnung enthalten und können direkt in die Buchhaltungssoftware übernommen werden. Das reduziert Erfassungsfehler, spart Zeit und erhöht die Datenqualität deutlich. Die fachliche Prüfung und Überwachung bleibt jedoch weiterhin Aufgabe eines erfahrenen Buchhalters.
Unternehmen, die auf digitale Belegerfassung und strukturierte Rechnungsformate setzen, schaffen eine stabile Grundlage für die weitere Finanz- und Bilanzbuchhaltung. Gleichzeitig wird die Zusammenarbeit mit externen Buchhaltern, Steuerberatern und Controllern deutlich effizienter. Prozesse werden transparenter, schneller und ganze Arbeitsschritte in Erfassung und Kontierung lassen sich nachhaltig rationalisieren.
Vertriebsorganisation und Kundenmanagement - 04-2025
Was gehört zum Vertrieb und warum braucht er feste Strukturen?
Der Vertrieb umfasst alle Tätigkeiten, die dazu beitragen, neue Kunden zu gewinnen, bestehende Kunden zu betreuen und Aufträge abzuschließen. Dazu zählen die Erfassung von Anfragen, die Qualifizierung von Leads, die Angebotserstellung, die Nachverfolgung von Angeboten, die Dokumentation von Kontakten und die Pflege von Kundenbeziehungen.
Ein funktionierender Vertriebsprozess sorgt dafür, dass Chancen nicht verloren gehen und alle relevanten Informationen transparent vorliegen. Ziel ist es, Entscheidungen nachzuvollziehen, Abläufe zu verbessern und die Abschlusswahrscheinlichkeit zu erhöhen.
Herausforderungen entstehen häufig, wenn Angebote nicht nachverfolgt werden, Anfragen im Alltag untergehen oder Informationen nur in einzelnen Köpfen gespeichert sind. Dadurch entstehen Umsatzeinbußen, obwohl eigentlich ausreichend Nachfrage vorhanden wäre.
Mit klaren Strukturen, etwa einem kleinen CRM System oder einem definierten Wiedervorlagesystem, lassen sich Prozesse effizienter gestalten. Unternehmen erhalten einen besseren Überblick über Pipeline, Prioritäten und Kundenbeziehungen.
Personalwesen und HR Strukturen - 03-2025
Was umfasst das Personalwesen und warum braucht jedes Unternehmen klare HR Strukturen?
Das Personalwesen befasst sich mit allen administrativen, organisatorischen und entwicklungsbezogenen Aufgaben rund um Mitarbeitende. Dazu gehören Bewerbungsprozesse, Arbeitsverträge, Personalakten, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, vorbereitende Lohnunterlagen, Onboarding, Kommunikation und Dokumentationspflichten.
Ziel des Personalwesens ist es, den gesamten Mitarbeitenden Lebenszyklus strukturiert abzubilden. Dadurch entsteht Klarheit für Beschäftigte und Führungskräfte, Arbeitsabläufe werden verlässlicher und rechtliche Anforderungen werden eingehalten.
Typische Probleme entstehen, wenn Unterlagen unvollständig abgelegt werden, Verantwortlichkeiten fehlen oder Prozesse nie eindeutig definiert wurden. Dies führt zu hohem Abstimmungsaufwand, Unsicherheiten und im schlimmsten Fall zu juristischen Risiken.
Mit einer funktionierenden HR Organisation lassen sich Dokumente sauber verwalten, Anfragen schneller bearbeiten und Einarbeitungsprozesse deutlich verbessern. Selbst kleine Unternehmen profitieren von klaren Standards, um Fehlzeiten zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu vereinfachen.
Grundlagen Controlling - 02-2025
Was bedeutet Controlling und welche Aufgabe erfüllt es im Unternehmen?
Controlling ist die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle der wirtschaftlichen Entwicklung eines Unternehmens. Während die Buchhaltung die Vergangenheit dokumentiert, richtet sich das Controlling auf Gegenwart und Zukunft. Es stellt Kennzahlen bereit, bewertet Entwicklungen und unterstützt die Geschäftsführung bei strategischen und operativen Entscheidungen.
Zu den Kernaufgaben gehören Kostenanalysen, Budgetplanung, Liquiditätssteuerung, Abweichungsanalysen, Forecasts und die regelmäßige Aufbereitung wirtschaftlicher Kennzahlen. Ziel ist es, Transparenz darüber zu schaffen, wie sich Umsätze, Kosten und Ergebnisse entwickeln und welche Maßnahmen erforderlich sind.
Herausforderungen entstehen häufig, weil Unternehmen zwar Zahlen besitzen, diese aber nicht strukturiert auswerten oder interpretieren. Zudem fehlt oft ein einheitliches System zur Erfassung relevanter Kennzahlen, was dazu führt, dass Entscheidungen intuitiv statt datenbasiert getroffen werden.
Ein funktionierendes Controlling schafft Sicherheit, vermeidet Überraschungen und zeigt frühzeitig Entwicklungen, Chancen oder Risiken. Schon einfache regelmäßige Analysen können dafür sorgen, dass Unternehmen rentabler und stabiler wirtschaften.
Buchhaltung als Grundlage - 01-2025
Was ist eigentlich Buchhaltung und warum ist sie eine zentrale Grundlage jedes Unternehmens?
Die Buchhaltung dokumentiert sämtliche finanziellen Vorgänge eines Unternehmens. Dazu gehören Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Zahlungen, Kassenbewegungen und alle Geschäftsvorfälle, die Vermögen, Kosten oder Erlöse betreffen. Ziel der Buchhaltung ist es, alle Informationen nachvollziehbar zu erfassen, damit das Unternehmen ein korrektes Bild seiner wirtschaftlichen Lage erhält.
Das Rechnungswesen umfasst dabei mehr als die reine Verbuchung. Es beinhaltet die geordnete Ablage von Belegen, die digitale Dokumentation, die Überwachung offener Rechnungen, die Vorbereitung von Monats und Jahresabschlüssen sowie die Bereitstellung relevanter Auswertungen.
Typische Herausforderungen entstehen, wenn Belege verspätet erfasst werden, Strukturen fehlen oder die Software nicht optimal genutzt wird. Dadurch entstehen Lücken in der Liquiditätsplanung, fehlende Transparenz über offene Forderungen und ein erhöhtes Risiko von Fehlern.
Eine gut organisierte Buchhaltung schafft dagegen Klarheit und ermöglicht es, Entscheidungen auf verlässliche Daten zu stützen. Moderne Systeme unterstützen die Prozesse durch digitale Belegerfassung, automatische Zuordnung und strukturierte Auswertungen.